Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

2. Az adatkezelés jogszabályi alapja

A jelen tájékoztató az alábbi jogszabályok alapján készült:

• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről (GDPR)
• Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.)
• A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48. §-a (képmáshoz való jog)

3. Az adatkezelési tevékenységek

3.1. Regisztráció és részvételi jelentkezés

Kezelt adatok: név, munkahely/szervezet neve, beosztás, e-mail-cím, telefonszám, számlázási adatok (amennyiben releváns).

Adatkezelés célja: a rendezvényre való regisztráció feldolgozása, a részvétel visszaigazolása, a rendezvény megszervezése és lebonyolítása, számlázás.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – a részvételi szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés.

Adatmegőrzési idő: a rendezvény lezárultát követő 5 év (számviteli bizonylatok tekintetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a alapján 8 év).

3.2. Kapcsolattartás a rendezvénnyel összefüggésben

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám.

Adatkezelés célja: a résztvevők tájékoztatása a rendezvény programjáról, esetleges változásokról, helyszíni tudnivalókról, valamint a rendezvényt követő visszajelzés kérése.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az adatkezelő jogos érdeke (a rendezvény szakszerű lebonyolítása és az érintettekkel való kapcsolattartás).

Adatmegőrzési idő: a rendezvény lezárultát követő 1 év.

3.3. Fénykép-, videó- és hangfelvételek készítése és felhasználása

A rendezvényen fénykép- és videófelvételek készülnek. A felvételek a rendezvény dokumentálását, a Tűzvédelem360 és a fiREG.hu Kft. kommunikációját és marketingtevékenységét szolgálják.

Kezelt adatok: a rendezvényen készült fénykép- és videófelvételeken szereplő személyek képmása.

Adatkezelés célja: a rendezvény dokumentálása; a felvételek felhasználása a tuzvedelem360.hu weboldalon, a fiREG.hu Kft. weboldalán, közösségimédia-felületeken (Facebook, LinkedIn, Instagram), sajtóanyagokban, valamint a rendezvényhez kapcsolódó jövőbeli kommunikációs és marketinganyagokban.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az adatkezelő jogos érdeke (a rendezvény dokumentálása és a szakmai közösség tájékoztatása). Az adatkezelő elvégezte az érdekmérlegelési tesztet, és megállapította, hogy a rendezvény nyilvános, szakmai jellegére tekintettel az adatkezelő érdeke elsőbbséget élvez, feltéve, hogy a felvételek kizárólag a rendezvényhez kapcsolódó szakmai célokra kerülnek felhasználásra.

Fontos: amennyiben a felvételen az érintett egyedi személyként, kiemelten szerepel (pl. portréfotó, interjú), az adatkezelő az érintett előzetes hozzájárulását kéri (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont).

Az érintett a rendezvényen való részvételével tudomásul veszi, hogy a nyilvános rendezvényen tömegfelvételek készülhetnek. Az érintett a tájékoztatóban megjelölt elérhetőségeken bármikor tiltakozhat a felvételek felhasználása ellen (GDPR 21. cikk).

Adatmegőrzési idő: a felvételek határozatlan ideig megőrzésre kerülnek, kivéve, ha az érintett törlést kér, és a törlésnek jogszabályi akadálya nincs.

3.4. Előadók, kerekasztal-résztvevők adatainak kezelése

Kezelt adatok: név, munkahely, beosztás, rövid szakmai bemutatkozás, fénykép.

Adatkezelés célja: az előadók és kerekasztal-résztvevők bemutatása a rendezvény programjában, a weboldalon, a kommunikációs anyagokban és a közösségimédia-felületeken.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont – az érintett hozzájárulása, amelyet az előadói felkérés elfogadásával és az adatok megadásával ad meg.

Adatmegőrzési idő: a rendezvény lezárultát követő 2 év, ezt követően az érintett kérésére törlésre kerülnek.

3.5. Szponzorok és kiállítók adatainak kezelése

Kezelt adatok: cégnév, kapcsolattartó neve, beosztása, e-mail-cím, telefonszám, logó, bemutatkozó szöveg.

Adatkezelés célja: a szponzori és kiállítói szerződés teljesítése, a szponzorok és kiállítók megjelenítése a rendezvény kommunikációs anyagaiban, a weboldalon és a közösségimédia-felületeken.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – a szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés (természetes személy kapcsolattartók esetén: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – jogos érdek).

Adatmegőrzési idő: a szerződéses jogviszony megszűnését követő 5 év.

3.6. Jelenléti ívek és részvételi nyilvántartás

Kezelt adatok: név, munkahely, aláírás.

Adatkezelés célja: a rendezvényen való részvétel igazolása, a résztvevői létszám nyilvántartása.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az adatkezelő jogos érdeke.

Adatmegőrzési idő: a rendezvény lezárultát követő 2 év.

3.7. Nyereményjáték (tombola)

A rendezvény helyszínén nyereményjáték (tombola) kerül lebonyolításra. A résztvevők a regisztrációkor egy névre szóló kártyát kapnak, amelyen a kiállítói standok meglátogatásával pontokat/igazolásokat gyűjthetnek. A teljesen kitöltött kártyát a résztvevő egy közös gyűjtődobozba helyezheti, amelyből a nyeremények kisorsolásra kerülnek.

Kezelt adatok: a résztvevő neve (a kártyán feltüntetve).

Adatkezelés célja: a nyereményjáték lebonyolítása, a nyertes azonosítása és értesítése.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont – az érintett hozzájárulása, amelyet a kártya gyűjtődobozba történő elhelyezésével ad meg. A részvétel önkéntes; a kártya gyűjtőbe helyezése nélkül a résztvevő a rendezvény egyéb programjain változatlanul részt vehet.

Fontos: a kiállítók a standlátogatás igazolása során személyes adatot nem kapnak és nem kezelnek; kizárólag a kártyán lévő mezőt pecsételik/jelölik.

Adatmegőrzési idő: a sorsolás lebonyolítását és a nyeremények átadását követő 30 nap, ezt követően a kártyák megsemmisítésre kerülnek. A nyertesek adatait az adatkezelő a számviteli kötelezettségek teljesítéséig (8 év) megőrzi, amennyiben a nyeremény értéke adókötelezettséget keletkeztet.

4. Adattovábbítás

Az adatkezelő az érintettek személyes adatait harmadik félnek nem adja át, kivéve:

• a rendezvény lebonyolításában közreműködő adatfeldolgozók részére (pl. helyszín üzemeltetője, fotós, videós szolgáltató), akik az adatokat kizárólag az adatkezelő utasításai alapján kezelhetik;
• jogszabályi kötelezettség alapján hatóságok részére.

Az adatfeldolgozók az adatokat az Európai Gazdasági Térségen belül kezelik.

5. Adatfeldolgozók

Az adatkezelő a GDPR 28. cikke alapján adatfeldolgozókat vesz igénybe. Az adatfeldolgozók az adatokat kizárólag az adatkezelő írásbeli utasításai alapján, az adatkezelő nevében kezelhetik, és az adatkezelővel kötött adatfeldolgozói szerződés keretei között járnak el. Az adatkezelő által igénybe vett főbb adatfeldolgozók:

1. Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország) – online regisztráció és jelentkezések feldolgozása (Google Forms). Adatkezelés helye: EGT.
2. UAB MailerLite (J. Basanavičiaus g. 15, LT-03108 Vilnius, Litvánia) – visszaigazoló és tájékoztató e-mailek kiküldése, hírlevélküldés. Adatkezelés helye: EGT.
3. Park Inn by Radisson Budapest (IHG Hotels & Resorts) – helyszíni lebonyolítás, catering, beléptetés. Adatkezelés helye: Magyarország.
4. [Szolgáltató neve, székhelye] – fénykép- és videófelvételek készítése és szerkesztése. Adatkezelés helye: Magyarország.
5. [Szolgáltató neve, székhelye] – szponzori és részvételi díjak számlázása, könyvelés. Adatkezelés helye: Magyarország.
6. Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook, Instagram) – közösségimédia-tartalmak közzététele. Adatkezelés helye: EGT, illetve USA (megfelelő garanciák mellett).
7. LinkedIn Ireland Unlimited Company – közösségimédia-tartalmak közzététele. Adatkezelés helye: EGT, illetve USA (megfelelő garanciák mellett).

Az EGT-n kívüli adattovábbítás esetén az adatkezelő biztosítja, hogy az adattovábbítás a GDPR V. fejezete szerinti megfelelő garanciák (az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek, ún. SCC) alapján történik.

A fenti lista a rendezvény előkészítése során pontosításra kerül. A végleges adatfeldolgozói lista a tuzvedelem360.hu weboldalon kerül közzétételre.

6. Az érintettek jogai

Az érintett a GDPR III. fejezete alapján az alábbi jogokat gyakorolhatja:

• Hozzáférési jog (GDPR 15. cikk): tájékoztatást kérhet a kezelt adatairól.
• Helyesbítési jog (GDPR 16. cikk): kérheti a pontatlan adatok kijavítását.
• Törlési jog (GDPR 17. cikk): kérheti adatai törlését, ha az adatkezelés jogalapja megszűnt.
• Az adatkezelés korlátozásához való jog (GDPR 18. cikk).
• Adathordozhatósághoz való jog (GDPR 20. cikk): hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló adatkezelés esetén.
• Tiltakozási jog (GDPR 21. cikk): jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az érintett bármikor tiltakozhat.
• Hozzájárulás visszavonásának joga: a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármikor visszavonható; a visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A jogok gyakorlásához az érintett az alábbi elérhetőségeken fordulhat az adatkezelőhöz:

Az adatkezelő az érintett kérelmét indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 30 napon belül megválaszolja.

7. Jogorvoslat

Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy adatainak kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit, panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH):

Az érintett jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat.

8. Adatbiztonság

Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, védelméről az illetéktelen hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés ellen.

9. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy jelen tájékoztatót módosítsa. A módosításról az érintetteket a tuzvedelem360.hu weboldalon keresztül tájékoztatja.